En Leasity puedes enviar documentos a tus arrendatarios, propietarios u otros participantes para que los firmen electrónicamente, sin necesidad de realizar el proceso presencialmente.
En esta guía te explicamos cómo comprar firmas, iniciar una solicitud, agregar a los participantes y completar el proceso hasta descargar el documento firmado.
¿Por qué utilizar las firmas electrónicas de Leasity?
⏳ Ahorra tiempo: realiza el proceso de firma de manera online.
✅ Validez legal total: Firmas autorizadas por notario, igual que una firma presencial.
👩💻Mayor comodidad: cada firmante recibe un enlace directo a su correo electrónico para completar la firma.
🎥 ¿Quieres entender lo esencial en pocos minutos? Mira este video resumen y luego continúa con el detalle paso a paso 👇
¿Cómo enviar un documento a firmar?
1. Comprar firmas (si aún no tienes saldo)
Para enviar documentos a firma electrónica necesitas contar con firmas disponibles en tu cuenta.
Puedes comprarlas desde el módulo de Firmas de la propiedad:
Ingresa a la propiedad correspondiente.
Haz clic en el botón “Firmas”.
Selecciona “Comprar”.
Completa la compra directamente desde la plataforma.
Una vez acreditadas, verás tu saldo en el mismo módulo.
2. Iniciar una solicitud de firma
Ingresa a la propiedad donde deseas utilizar la firma.
Haz clic en “Firmas” en la parte superior.
Selecciona “+ Nuevo portafolio”
Se abrirá el formulario para iniciar una nueva solicitud, donde podrás cargar el documento y completar la información de los firmantes.
Selecciona el tipo de firma a utilizar
Sube el archivo PDF que deseas firmar.
🚨 Atención:
Para garantizar el proceso y que no ocurran errores revisa estos puntos:
Tamaño y formato de las imágenes adjuntadas al firmar:
- Resolución: 420x350
- Peso: No mas de 2 MB
- Formato: JPG o PNG
Formato documentos:
-Peso Documentos: No mas de 2 MB
-Los documentos adjuntos a firmar no deben tener firmas previas, de lo contrario dará error.
-Todo documento adjunto debe estar en formato PDF (incluye documentos a firmar).
Ingresar datos de los firmantes
Completa los datos de cada persona que debe firmar el documento
📌 Revisa cuidadosamente la información antes de continuar. Si los datos son incorrectos, pueden producirse errores durante el proceso de firma.
Agregar notas internas (opcional)
Puedes incorporar notas que serán visibles únicamente para tu equipo. Por ejemplo:
Indicaciones internas
Contexto del documento
Recordatorios
Las notas quedan guardadas en la solicitud.
Guardar borrador (opcional)
Si necesitas completar la solicitud más adelante, puedes seleccionar Guardar borrador.
De esta manera, podrás dejar el proceso pendiente y retomarlo después sin perder la información ingresada.
Los borradores quedan disponibles en el módulo Firmas de la propiedad corresp
Revisar el resumen antes de enviar
Antes de finalizar, la plataforma mostrará un resumen de la solicitud con la siguiente información:
Documento cargado
Datos de cada firmante
Notas internas
Saldo de firmas disponible
Revisa todos los datos para asegurarte de que estén correctos antes de continuar.
Enviar a firma
Una vez que hayas revisado la información, haz clic en Enviar a firma.
Cada participante recibirá un correo electrónico con un enlace directo para ingresar a GoFirmex, revisar el documento y completar su firma.
3. Confirmación y descarga del documento firmado
Una vez que todos los participantes hayan completado el proceso:
Cada firmante recibirá un correo de confirmación y una copia del documento.
En Leasity, el documento aparecerá como firmado dentro del módulo Firmas de la propiedad.
Podrás descargarlo directamente desde la plataforma y mantenerlo como respaldo digital.
🚨 Consideraciones importantes sobre las firmas:
Revisa los datos de los firmantes: asegúrate de que los RUT y correos electrónicos estén correctamente ingresados antes de enviar el documento.
Requisitos para firmar: los participantes deben contar con los medios necesarios para completar la validación de identidad correspondiente al tipo de firma seleccionado.
Documentación para firmas notariales: para contratos de arriendo y mandatos notariales, debes adjuntar el Título de Dominio de la propiedad y la cédula de identidad del propietario. El Título de Dominio debe tener una antigüedad máxima de 3 meses.
Cantidad de firmantes: cada documento admite un máximo de 6 firmantes.
Valor de las firmas: el cobro se realiza por documento y no por cantidad de participantes. Por ejemplo, un documento con un firmante tiene el mismo valor que uno con cuatro firmantes.
Plazos de firma: una vez enviado el documento, los participantes tienen un plazo máximo de 20 días corridos para completar el proceso. Si no se finaliza dentro de ese período, el proveedor rechazará la solicitud y se perderá la firma utilizada.
Plazo de entrega: la Firma Electrónica Avanzada y la firma con autorización notarial tienen un plazo de hasta 1 día hábil para recibir el documento finalizado, una vez completadas las etapas correspondientes.
🤔 Preguntas frecuentes:
¿Qué hacer si uno de los firmantes es una empresa?
¿Qué hacer si uno de los firmantes es una empresa?
Si necesitas que una empresa participe como firmante, debes registrar como firmante a su representante legal, ingresando su nombre y RUT.
Puedes revisar el procedimiento detallado en esta guía
¿Cómo puedo cancelar un documento?
¿Cómo puedo cancelar un documento?
Si cometiste un error o necesitas cargar nuevamente el documento, puedes seleccionar la opción Cancelar firma para detener el proceso.
Si la solicitud aún no ha sido firmada por ningún participante, el saldo utilizado se restituirá automáticamente.
⚠️ No es posible cancelar documentos que ya fueron firmados o solicitudes que aún no han sido enviadas.
¿Puedo cancelar la firma si alguien ya firmó?
¿Puedo cancelar la firma si alguien ya firmó?
Si alguno de los participantes ya completó su firma, podemos solicitar a nuestro proveedor la anulación del documento.
Sin embargo, en este caso no se restituirá el saldo utilizado, ya que se genera un costo adicional por penalidad.
Por lo tanto, aunque el documento sea anulado, la firma utilizada no quedará disponible nuevamente.
¿Necesitas ayuda?
💬 Si tienes dudas sobre este proceso o necesitas ayuda con alguna funcionalidad de Leasity, puedes contactarnos a través del chat de soporte.